Chefsekretær/PA

Har du stor erfaring med sekretær/PA opgaver og er du dygtig til at koordinere og planlægge en travl kalender ?

Vi søger to chefsekretærer/PA’er, som drømmer om at være med til at gøre en forskel på senior, social- og sundhedsområdet i Kolding igennem en helt central rolle i understøttelsen af forvaltningsledelsen i Senior- og Socialforvaltningen. Vi leder efter to selvstændige og proaktive kollegaer, der får energi af at være bindeleddet mellem opgaver og mennesker. Du vil få en afvekslende hverdag, hvor du skal arbejde med alle ledelseslag i forvaltningen. Det giver dig mange spændende samarbejdspartnere og en bred forståelse for velfærdsområdet. Du bliver en del af en livlig administration, der med stor energi dagligt sikrer en professionel og struktureret forvaltning af senior-, social- og sundhedsområdet. Samtidig håndterer vi sager, der flyver ind fra højre og kræver, at vi rykker sammen med hver vores kompetencer og i fællesskab løser opgaverne til gavn for de borgere, der har brug for vores hjælp. Til at supportere forvaltningens to områdechefer søges nu til nyoprettede stillinger:

2 chefsekretærer/PA

der vil være med til at udvikle fremtidens velfærd

3.000 medarbejdere – 100 forskellige arbejdssteder – 144 mellemledere og et totalt budget på ca. 1,9 milliarder. Det er et meget stort ansvarsområde Senior- og Socialforvaltningen dækker og som chefsekretær/PA bliver du en væsentlig medarbejder, som skal sikre og fastholde det store overblik, så der hele tiden er styr på alle hverdagens opgaver – med dig som det koordinerende omdrejningspunkt.

Som Chefsekretær/PA bliver du ansat med reference til enten Områdechefen for Senior- og Sundhedsområdet eller Områdechefen for Social- og Handicapområdet. Vi forventer du er god til, at håndtere mange forskellige arbejdsprocesser på en selvstændig og professionel måde. Din hverdag vil bestå af alle typer af opgaver, lige fra de traditionelle sekretæropgaver med kalenderstyring, mødereferater og koordinering til, at deltage i møder på lederplan samt understøttelse af områdecheferne i den rette dialog med såvel politikere som borgere.

Som person er du serviceminded, fleksibel, hurtig til at lære nyt og robust i situationer med komplekse opgaver og stort arbejdspres. Samtidigt kan du håndtere mange rutine opgaver med præcis kvalitet. Du er klar over, at din områdechef ikke altid fysisk er tilstede, men du formår alligevel at arbejde med områdets opgaver og sikrer, at alle henvendelser besvares hurtigt og korrekt – enten af dig eller rette person.

Der opstår hurtigt et tæt og fortroligt samarbejde med områdechefen og det er vigtigt, du kan sætte dig ind i områdets faglige hverdag og fungere som stærk sparringspartner på alle områder.

I forbindelse med udvælgelsen vil vi især vægte:

  • Har erfaring i rollen som chefsekretær
  • Gode kommunikative evner – såvel mundtligt som skriftligt
  • Stærke IT kundskaber – især officepakken
  • Erfaring med projektledelse
  • Erfaring med at sparre med ledelsen om opgaver og løsninger
  • Struktureret arbejdsform med høj grad af kvalitet
  • Højt eget drive
  • Evnen til at håndtere mange bolde i luften på samme tid – med pludselige afbrydelser og ”her-og-nu” opgaver

Din baggrund for at søge denne stilling er baseret på et tilsvarende job, hvor du er vant til lignende opgaver. Det er ikke et krav, at du kender til det kommunale virke, men du er som person god til, at følge op på igangsatte opgaver og lærer hurtigt, at tage selvstændige beslutninger, så opgaverne ikke ligger stille.

Du vil i hverdagen være en del af et team, bestående af chefsekretærer, områdechefer og øvrige chefer og det er derfor naturligt for dig, at indgå i teamsamarbejde på tværs, så I i fællesskab sikrer, at alt gennemføres med god forståelse for såvel hastighed som kvalitet.

Hvis du kan se dig selv i denne stilling, skal du sende dit CV og ansøgning hurtigst muligt. Du søger jobbet ved at anvende ”søg jobbet” funktionen. Hvis du har spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte konsulent Lars Mikkelsen på 7210 0030. Vi ser frem til at modtage din ansøgning.

For yderligere information om Senior- og Socialforvaltningen, samt visionen og levereglerne  kan du klikke her